Учёт гостей в МВД

Инструмент «Регистрация гостей в МВД» в PMS-системе помогает автоматизировать процесс регистрации иностранных и российских граждан в МВД России.

Основные преимущества

• Централизованный сбор и хранение данных гостей в отдельном справочнике.
• Снижение риска ошибок при ручном заполнении документов.
• Упрощение подготовки данных для последующей передачи в МВД.
• Возможность быстро выгрузить актуальную информацию при проверках или для отчётности.
• Экономия времени сотрудников службы приёма и размещения.

Как работать с инструментом в HotelPMS?

Процесс регистрации гостей в МВД проходит в несколько основных этапов:

1) Сбор паспортных данных.

При заселении гостя (или при создании/редактировании бронирования) заполните документ гостя на вкладке бронирования «Паспортные данные»: серия и номер документа, дата выдачи, кем выдан, ФИО, дата рождения, гражданство и другие необходимые реквизиты. 

Когда в бронировании у гостя будет проставлен статус «Заселен», данные автоматически попадут в раздел «Учет гостей в МВД»:

Обратите внимание: проставить статус «Заселен» можно двумя способами.

1. Откройте карточку бронирования на редактирование и в размещении гостя выберите дату и время фактического заезда:

2. В карточке бронирования проставьте автоматическое заселение всех гостей брони – нажмите на «Заселить всех»:

Важно учесть, что при таком варианте фактическое время заезда всех гостей будет соответствовать времени, когда было проставлено заселение.

2) Хранение данных.

Все собранные сведения сохраняются в отдельном справочнике в разделе «Учет гостей в МВД». 

Здесь вы можете просматривать, искать и при необходимости корректировать документы гостей.

3) Выгрузка данных.

Выгрузка файлов для передачи в МВД осуществляется также через справочник в разделе «Учет гостей в МВД».

Для этого:

1. Откройте раздел. 

2. Выберите нужный период, объект, статус выгрузки документов или гражданство гостей. 

3. Нажмите кнопку «CSV»:

4. Сохраните файл в удобное место на вашем устройстве. 

Обратите внимание: в разделе «Учет гостей в МВД» доступна выгрузка в трех вариантах.

1. Полная:

2. Точечная выгрузка:

3. Выгрузка конкретных гостей:

4) Отправка в МВД.

Полученный файл загрузите в систему, через которую ваш объект передаёт сведения в МВД. Выполните отправку в соответствии с инструкцией этой внешней системы.

Рекомендации

• Проверяйте полноту и корректность паспортных данных при заселении. 
• Регулярно выгружайте данные (ежедневно или по установленному в объекте графику). 
• Храните выгруженные файлы в соответствии с внутренними правилами безопасности и требованиями законодательства.