Платежи
Платежи — один из ключевых разделов HotelPMS, созданный для удобной и надёжной работы с интернет-эквайрингом и онлайн-оплатами.
В этой статье подробно рассказываем: как найти раздел, какие возможности он открывает и как с ним эффективно работать.
- Расположение раздела Платежи
Платежи можно найти в выпадающем меню справа от логотопа HotelPMS:
Либо в выпадающем меню в верхнем правом углу:
- Содержание раздела Платежи
Учет финансов
Подраздел предназначен для того, чтобы вы могли просматривать в одном месте информацию по статусам оплаты бронирований.
В таблицу выгружаются данные по всем бронированиям (по всем объектам и категориям), включая отмененные.
Ниже представлен общий вид вкладки Учёт финансов:
Пояснение по элементам над таблицей:
· Строка поиска:
Выполняет поиск по счетам по номеру бронирования, ФИО, e-mail или номеру телефона клиента.
После ввода данных в строку поиска фильтрует данные в таблице и оставляет только те строки, которые подходят под запрос.
· Фильтр по датам:
Выполняет поиск по счетам в указанном промежутке дат.
· Фильтр по статусам:
Выполняет поиск по статусам счета. Можно выбрать: Не оплачено, Оплачено, В процессе, Отменено.
· Фильтр по организации:
Выполняет поиск по типам организаций. По умолчанию выбраны оба.
· Кнопка скачивания эксель таблицы:
Позволяет скачать эксель таблицу.
Ниже представлен пример, заполненной таблицы.
Всего есть 4 статуса счёта:
1. Не оплачено – если по бронированию не выставлен счет и в брони статус «Не оплачено».
2. Оплачено – если оплачен счет по бронированию или если отельер проставил вручную оплату брони на месте.
3. В процессе – если по бронированию выставлен счет, но оплата ещё не поступила.
4. Отменено – если бронирование было аннулировано в ОТА или отельером в ЛК.
В таблице можно регулировать отображение данных:
- в колонке "Дата" можно настроить вывод дат: от новых к старым или наоборот. По умолчанию даты выводятся от новых к старым.
- в колонке "Статус" можно настроить вывод счёта: группировка по типам статуса счёта или от новых к старым. По умолчанию статусы выводятся от новых к старым.
- в колонке "Оплачено" можно настроить вывод данных клиента: по возрастанию, по убыванию суммы, а так же по дате: от новых к старым. По умолчанию даты выводятся от новых к старым.
- в колонке "Сумма" можно настроить вывод данных клиента: по возрастанию, по убыванию суммы, а так же по дате: от новых к старым. По умолчанию даты выводятся от новых к старым.
Счета
Подраздел предназначен для просмотра выставленных счетов на оплату и создания новых.
В таблицу выгружаются данные по всем выставленным счетам на оплату. Счет может быть выставлен как по бронированию (с привязкой к номеру брони), так и просто по сумме на клиента.
Ниже представлен общий вид вкладки Счета:
Пояснение по элементам над таблицей:
· Строка поиска:
Выполняет поиск по счетам по номеру бронирования, ФИО, e-mail или номеру телефона клиента.
После ввода данных в строку поиска фильтрует данные в таблице и оставляет только те строки, которые подходят под запрос.
· Кнопка «Создать счет»:
Открывает форму выставления счёта.
Ниже представлены пример формы Выставление счёта.
1) Выставление счёта при онлайн-оплате и по номеру бронирования.
2) Выставление счёта наличными и по номеру бронирования.
3) Выставление счёта при онлайн оплате без номера бронирования.
4) Выставление наличными без номера бронирования.
По умолчанию открывается форма с включенным переключателем на выставление счета по номеру бронирования.
Пояснение по элементам внутри формы выставления счёта:
· Строка поиска бронирования:
Выполняет поиск по счетам по номеру бронирования, ФИО, e-mail или номеру телефона клиента.
· E-mail и телефон клиента:
Поля редактируемые. Если счет выставляется по бронированию, автоматически заполняем данными из брони.
Хотя бы одно поле должно быть заполнено обязательно.
· Организация:
При выборе выставления счёта по бронированию поле не редактируемое. Если заполнить поле «Бронирование», то поле «Организация» автоматически заполнится.
При отключении выставления счёта по бронированию поле редактируемое. Можно выставить счёт непосредственно по названию организации.
· Сумма и валюта:
Поле «Сумма» обязательное и редактируемое. Если счет выставляется по бронированию, автоматически заполняется данными из брони – сумма выставляется из поля «Осталось оплатить».
Валюта по умолчанию пока что одна – RUB.
· Описание:
Необязательное текстовое поле с инфо для отельера (внутреннего пользования). Передается в таблицу счетов.
· Отправка счета клиенту:
При выставлении счета можно сразу выбрать, куда будет направлен счет на оплату: На E-mail, или в MAX.
Для создании счёта нужно выбрать хотя бы один способ уведомления.
· Кнопки «Отменить» и «Создать».
При клике на «Отменить» - форма создания счёта закроется, данные по счету не сохранятся. При клике на «Создать» - форма создания счёта закроется (при заполнении всех обязательных полей), счет добавится в таблицу в разделе «Счета» со статусом «Новый».
Ниже представлен пример заполненной формы выставления счёта.
Ниже представлен пример, заполненной таблицы.
В таблице можно регулировать отображение данных:
- в колонке "Дата" можно настроить вывод дат: от новых к старым или наоборот. По умолчанию даты выводятся от новых к старым.
- в колонке "Номер счета" можно настроить вывод счетов: от новых к старым и наоборот. По умолчанию статусы выводятся от новых к старым.
- в колонке "Сумма" можно настроить вывод сумму: по возрастанию, по убыванию суммы, а так же по дате: от новых к старым. По умолчанию даты выводятся от новых к старым.
- в колонке "Организация" можно настроить вывод типам организации: группировка по типам организации или от новых к старым. По умолчанию даты выводятся от новых к старым.
- в колонке "Статус" можно настроить вывод данных клиента: группировка по типам статуса или от новых к старым. По умолчанию даты выводятся от новых к старым.
Также в таблице в колонке «Действия» можно сделать следующее:
- скопировать ссылку на оплату счёта
- удалить отменный счёт
Приём платежей
В подразделе можно оставить заявку на подключение ОФД или эквайринга, если у вас есть свой.
Для подключения своего ОФД нужно кликнуть в карточке «Подключение своего ОФД» на кнопку «Оставить заявку на подключение» и заполнить поля:
- Платежная система;
- E-mail
- Телефон
Поле Комментарий необязательно к заполнению.
После клика на «Создать заявку» появится уведомление об успешной отправки заявки.
А также в карточке «Подключение своего ОФД» кнопка «Оставить заявку на подключение» поменяется на «Заявка на рассмотрении».
Для подключения своего эквайринга нужно кликнуть в карточке «Подключение своего эквайринга» на кнопку «Оставить заявку на подключение» и заполнить поля:
- Платежная система;
- E-mail
- Телефон
Поле Комментарий необязательно к заполнению.
